Vrijeme je vrlo dragocjen i specifičan kapital! Količinski je apsolutno ograničeno, ne možemo ga kupiti, štedjeti ili uskladištiti, ali niti povećati, a ono prolazi stalno i nepovratno. Svatko od nas, kada bi posvetio neko vrijeme analizirajući svoju svakodnevnicu, uspio bi identificirati male ili velike "kradljivce" koje možda više niti ne primjećujemo jer su postali dio rutine.
Uhvatiti vrijeme
Tko su "kradljivci vremena"? Ovisi od osobe do osobe, ali najčešći su npr. učestali telefonski pozivi, korištenje društvenih mreža i interneta općenito, nenajavljeni posjetitelji, prevelik broj poslovnih sastanaka, hitne neplanirane situacije, obavljanje nevažnih i rutinskih poslova ili obavljanje tuđih poslova, neodlučnost i odlaganje posla, nesposobnost za reći "ne", osobna neorganiziranost, ali i neadekvatne, netočne ili zakašnjele informacije od drugih osoba.
Svakako bi bilo dobro da, ukoliko smo "kradljivce" identificirali, nešto po tom pitanju i poduzmemo kako bismo imali više vremena za aktivnosti koje nas vesele i "pune baterije". Što poduzeti, kako se uloviti u koštac sa sobom i svojom okolinom? Dobra vijest je da postoji nekoliko načina kako možemo doći do više vremena – ne baviti se nevažnim stvarima, prepustiti neke poslove drugima, učinkovito raditi ono što radimo.
Zašto neke poslove treba prepustiti drugima? Nekim osobama je delegiranje drugih nezamislivo, izaziva im osjećaj straha i nesigurnosti u pozitivan ishod. Neke osobe možda nisu dovoljno asertivne da bi drugima prepustile dio posla. Postoje brojni razlozi zašto nam delegiranje pada tako teško, ali činjenica jest da bi ono uvelike pridonijelo našem svakodnevnom rasterećenju. Stoga se ne bojte dio obaveza prepustiti drugima, za početak barem one koje nisu jako važne.
Ne planirati previše
Moramo li planirati kako bismo bili učinkoviti? Svakako je dobro odrediti cilj koji želimo postići, jer se time samodiscipliniramo, nadgledamo i orijentiramo na konkretan zadatak čime povećavamo i vjerojatnost da ćemo poduzeti i ispravne korake kako bismo ga ostvarili. Ukoliko je zadatak složen, možemo ga raščlaniti na manje dijelove, a njih potom rasporediti prema prioritetima i rokovima što olakšava praćenje napretka. Ukoliko smatramo da je potrebno, neke korake možemo preispitati i mijenjati kako bi nas brže i lakše doveli do cilja.
Upravljanje vremenom je vještina i stoga ju je potrebno vježbati i isprobavati metode sve dok ne nađemo recept koji je baš po našoj mjeri. Svakako je važno zapamtiti da budemo realni - ne planirati previše toga odjednom i ostaviti si dovoljno vremena za izvršavanje zadataka tj. obaveza, ali i dovoljno vremena za zabavu i opuštanje.
Hitno - bitno
Kako spriječiti krađu? Kako uopće odlučiti što je važno, a što ne? Ponekada nas obaveze i zadaci toliko snažno preplave da smo na trenutke izgubljeni i borimo se kako bismo kroz njih prošli čim brže i sa što manje negativnih posljedica. Premda, kada bismo realno sagledali situaciju, dio tih obaveza možda i nije bio toliko hitan i bitan. Ono što nam u takvim trenucima može pomoći je jednostavna i korisna matrica hitno/bitno. Ona nam pomaže u određivanju prioriteta: za svaku obavezu postavimo si dva jednostavna pitanja - koliko je nešto hitno i koliko je nešto bitno? - te ih razvrstamo po odgovarajućim poljima. Tako dobivamo popis obaveza koji je strukturiran i olakšava nam odrediti s čime bi bilo mudro započeti čim prije, a što svakako može pričekati još neko vrijeme.
Marija Jurčević, dipl. psihologinja i prof. psihologije